Jak radzić sobie z mikromenedżerami w świecie COVID-19

Z The Cohort, biuletynu Poyntera dla kobiet kopiących tyłki w mediach cyfrowych

Jeśli twój szef jest poważnym mikromenedżerem, takim jak „Rebecca”, prawdopodobnie musisz zająć się podstawowym problemem: zaufaniem. (Sara O'Brien)

Ten artykuł pierwotnie ukazał się w wydaniu The Cohort, biuletynu Poyntera dla kobiet kopiących tyłki w mediach cyfrowych. Dołącz do rozmowy tutaj.

Od dnia, w którym stworzyłem gazetę dla mojego gimnazjum w 9 klasie, byłem uzależniony. Wszystkie moje kolejne letnie warsztaty, staże i zajęcia pozalekcyjne miały na celu pomóc mi osiągnąć mój ostateczny cel w tamtym czasie: uczęszczać do szkoły dziennikarstwa w Northwestern.

Moje nastoletnie ja nigdy by się nie domyśliło, że skończę na trajektorii, na której teraz podąża moja kariera — unikalne połączenie redakcji i technologii w nie tylko jednej firmie technologicznej, ale trzech: startupie założonym przez jednego z pierwszych pracowników Google, LinkedIn , a teraz Prezi.

Chociaż moje plany nie zakończyły się dokładnie tak, jak się spodziewałem, była to decyzja, na którą nigdy nie patrzyłem wstecz. Duża część tego wynika z ludzi, z którymi miałem okazję pracować, zarówno w charakterze redakcyjnym, jak i interdyscyplinarnym, w tym inżynierów, menedżerów produktu, marketerów, naukowców zajmujących się danymi i nie tylko. W każdej z firm, w których pracowałem, miałem szczęście pracować tylko z menedżerami, którzy uosabiają cechy, które zdaniem większości definiują naprawdę wspaniałego menedżera: między innymi empatyczny, wzmacniający, wspierający i ufny.

Ale wiem, że moja sytuacja nie jest normą.

Ponieważ wielu z nas przechodzi kolejny miesiąc kwarantanny, doświadczamy nowych sposobów pracy i życia, które wiążą się z własnym zestawem wyzwań.

„Utrzymywanie się na bieżąco z codziennymi wiadomościami dotyczącymi pandemii koronawirusa jest wyzwaniem, a liderzy redakcji chcą odnieść sukces” – powiedziała Carrie Holt, cyfrowa producentka wykonawcza Local Now.

Holt doświadczyła „sprawiedliwego udziału” mikromenedżerów w swojej ponad 20-letniej karierze w wiadomościach i mediach cyfrowych i powiedziała, że ​​pandemia może zwiększyć skłonność do mikrozarządzania.

„Każdy lider redakcji chce, aby jego relacje z COVID-19 były jak najlepsze, oceniali liderów i wygrywali nagrody” – powiedział Hold. „Na zespołach redakcyjnych wywierana jest presja, aby osiągać fenomenalne wyniki, a menedżerowi może być trudno cofnąć się i pozwolić, aby tak się stało”.

Na szczęście istnieją wskazówki, jak jasno stawiać oczekiwania i komunikować się, aby działać wydajnie, a najlepiej według własnego harmonogramu.

Jasno określ priorytety

Jednym z największych powodów, dla których menedżerowie zarządzają mikrozarządzaniem, jest brak zaufania Iwo Szapar , CEO Remote-how, platformy obsługiwanej przez i dla liderów zespołów rozproszonych. W przypadku pracowników ważne jest, aby poprosić kierownika, aby wyraźnie określił, czego od ciebie oczekują.

„Aby zbudować to zaufanie, należy zachęcać menedżera do wyznaczania jasnych celów i priorytetów” – powiedział Szapar. „Może to odbywać się codziennie, co tydzień lub co miesiąc, więc wiemy, co należy dostarczyć i jakie są terminy”.

Dla menedżerów ważne jest również, aby zrozumieć, jak najlepiej działa Twój zespół. W końcu mikrozarządzanie jest ostatecznie w oku patrzącego, powiedziała członkini wydziału kierowniczego Poyntera, Cheryl Carpenter.

„To, co może wydawać się tobie, jako menedżerowi, regularnym meldowaniem się, może wydawać się im mikrozarządzaniem” — powiedział Carpenter. „Chodzi o poznanie swoich ludzi i wiedza, jakiego poziomu niezależności oczekują – i szczerze mówiąc, czy na to zasłużyli”.

Jeśli nadal czujesz się mikrozarządzany, nawet po ustaleniu priorytetów, Adrienn Hopkins , dyrektor ds. zasobów ludzkich w Prezi (i mój oddany partner HR, który pomaga mi radzić sobie z trudnymi sytuacjami w miejscu pracy) zaleca cofnięcie się o krok i zastosowanie ram ustalania priorytetów, takich jak Matryca Eisenhowera aby dokładnie sprawdzić, czy wykonujesz zadania, do których ty i twój menedżer się zgadzacie.

„Łatwo stracić orientację w ustalaniu priorytetów i pozostać w zgodzie z tym, czego szuka twój menedżer, gdy wszyscy są z dala i zestresowani” – powiedział Hopkins.

Tech może być twoim przyjacielem

Po ustaleniu priorytetów z menedżerem, produkty takie jak Slack, Zoom, Trello i Dokumenty Google znacznie ułatwiają udostępnianie aktualizacji i współpracę ze współpracownikami. Technologia jest jeszcze bardziej krytyczna, ponieważ ta praca z domowego eksperymentu ewoluuje w a bardziej trwałe rozwiązanie dla niektórych pracowników .

W Prezi używamy Ceny wideo zarówno asynchronicznych, jak i wideokonferencji na żywo, aby pozostać ze sobą w kontakcie (i sprawić, że nasze spotkania będą przyjemniejsze!).

Większość z nas będzie zaznajomiona z wideokonferencjami na żywo. Komunikacja asynchroniczna jest prawdopodobnie mniej powszechna w Twojej organizacji lub redakcji, ale może to być coś, co chcesz przedstawić jako nowy sposób pracy z szefem.

Async to komunikacja, która odbywa się w różnym czasie, co oznacza, że ​​nie powinieneś oczekiwać (i prawdopodobnie nie otrzymasz) odpowiedzi od razu. Pozwala na większą elastyczność w harmonogramie pracy, czas na wsparcie rodziny i przyjaciół oraz możliwość optymalizacji wysiłków i umiejętności zgodnie z Samantha Lee , rzecznik społeczności w GitLab, największej na świecie firmie całkowicie zdalnej. Dla dziennikarzy komunikacja asynchroniczna może być szczególnie przydatna w przypadku projektów długoterminowych lub opartych na współpracy.

Zapisz to, a potem zapisz jeszcze trochę

Wpływ technologii na wspomaganie pracy zdalnej jest niezaprzeczalny, ale bez odpowiednich podstaw może zajść tylko tak daleko. Tutaj pojawia się dokumentacja.

Ponieważ zespoły są rozproszone i pracują w sypialniach, łazienkach i domowych „biurach” w różnych strefach czasowych, menedżerom i kolegom z zespołu może być trudno śledzić, kto nad czym i kiedy pracuje.

Aby zapewnić większą przejrzystość, firmy informacyjne i medialne powinny przyjąć połączenie asynchronicznej komunikacji i dokumentacji, powiedział Lee z GitLab (prawdopodobnie widziałeś Zdalny podręcznik robienie rund online, co sprzyja komunikacji asynchronicznej).

„Dokumentacja i praca asynchroniczna idą w parze. Dzięki dobrej dokumentacji pytania są już udzielane, a procesy udokumentowane — więc menedżerowie nie muszą się martwić, że będą dostępni, aby szkolić lub odpowiadać na pytania” – powiedział Lee. W przypadku pracowników „praca asynchroniczna w połączeniu z dokumentacją pozwala zespołom stać się samowystarczalnymi, efektywnymi i osiągnąć lepszą równowagę między pracą a życiem”.

Aktualizacje i dokumentacja nie muszą być formalne, aby miały wpływ. Prosta wiadomość na Slacku może być bardzo skuteczna.

Ćwicz empatię

Wszyscy znajdujemy się w sytuacji, która na różne sposoby wywróciła nasze życie do góry nogami. Jednym ze sposobów walki z dodatkowym stresem jest empatia dla siebie nawzajem.

„Kierownicy są odpowiedzialni za dokładność historii i kontrolę jakości w bardzo napiętych terminach. Naciska na podejmowanie właściwych decyzji, a oni też odczuwają stres” – powiedział Holt z Local Now.

Rajendrani Mukhopadhyay, redaktor wykonawczy w C&EN BrandLab, był już wcześniej nazywany mikromenedżerem. Według Mukhopadhyay, która ma dwóch bezpośrednich podwładnych i 20 freelancerów podległych jej, naturalnie zwraca uwagę na szczegóły. Ale po otrzymaniu opinii, że wyszło to jako mikrozarządzanie, wprowadziła poprawki, które pozwoliły jej odrzucić niektóre szczegóły i skupić się na szerszym obrazie.

„Jedną z rzeczy, z których zdałem sobie sprawę, jest to, że nigdy nie podałem moim bezpośrednim podwładnym„ dlaczego ”.„Dlaczego jestem stale w ich biznesie, dlaczego ich o to pytam? ”- powiedziała. „Jestem osobą, która potrzebuje stałej jasnej komunikacji. Strach przed upuszczeniem piłek sprawia, że ​​ciągle pytam. Ale jeśli komunikujesz mi się jasno i regularnie, że wszystko jest pod kontrolą lub coś idzie nie tak, ale [mówisz] „Mam to i mam to pod kontrolą”, to nic mi nie jest”.

Innym sposobem na uzyskanie empatii jest przyjęcie najlepszych intencji.

„W ostatnich latach miałem do czynienia z szefem, który pytał mnie o zdanie, a następnie przesłuchiwał mnie, ponieważ kierownik z innego działu mógł zasugerować coś innego” — powiedział Holt. „Prawdopodobnie opierał się na tej osobie, ponieważ pracowali razem w przeszłości. W końcu powiedziałem mojemu szefowi: „Wiem, że to dla ciebie trudne, ale musisz mi zaufać”. Otwarcie się i powiedzenie mu, jak się czułem, zmieniło. Po tym mój szef przestał mnie zgadywać. Zadawałby pytania tylko wtedy, gdyby naprawdę nie rozumiał mojego rozumowania stojącego za moją decyzją. Podsumowując, nawet nie zdawał sobie sprawy, że to robi, dopóki nie zwróciłem na to jego uwagi.

Wypowiedzieć

Podobnie jak w przypadku Holta, szczera rozmowa może wystarczyć, aby naprawić trudną sytuację.

„Kiedy czujemy, że jesteśmy mikrozarządzani, denerwujemy się, sfrustrujemy i łatwo popadamy w założenia – on / ona myśli, że nie pracuję lub nie pracuję wystarczająco” – wyjaśnił Hopkins z Prezi. „Wskaż przykłady i wpływ na Ciebie, Twoją pracę i produktywność. Rozmowa daje Tobie i menedżerowi szansę na zbudowanie silniejszych relacji i współpracy. ”

Stolarz Poyntera zaleca zastanowienie się nad trzema rzeczami przed skontaktowaniem się z przełożonym:

1. Zadaj sobie pytanie: Czego brakuje tej osobie, co mogę kontrolować? „Zapytaj się, jak zmienić zachowanie. Mikrozarządzanie pojawia się wtedy, gdy dana osoba nie otrzymuje wystarczającej ilości informacji”.
2. Zrozum kontekst. „Czy ta osoba normalnie jest mikro-zarządzającym, czy może mikro-zarządzającą tym projektem? Może to być program, o którym nie wiesz. Zapytaj ich: „Opowiedz mi o wynikach tego projektu oraz o tym, na co liczysz i o co się martwisz?”.
3. Przygotuj plan na trudną rozmowę. Kiedy dajesz szefowi znać, że nie czujesz, że ci ufa, zwykle przyciąga to czyjąś uwagę, powiedział Carpenter. „[Zaufanie to] wielkie słowo. Jeśli mówią, że ci nie ufają, musisz być przygotowany w tej chwili i zapytać ich, jak możesz ich uspokoić.

Szapar chyba najlepiej to podsumowuje: „Wszystko sprowadza się do zaufania i umożliwienia ludziom przejęcia odpowiedzialności, aby czuli się odpowiedzialni. To najlepszy sposób, w jaki wszyscy możemy pozbyć się mikrozarządzania”.

Aby uzyskać dodatkowe informacje, społeczność i bieżące rozmowy na temat kobiet w mediach cyfrowych, zarejestruj się, aby otrzymywać The Cohort na swoją skrzynkę odbiorczą co drugi wtorek.